Polityka Prywatności
Zasady ochrony danych osobowych w serwisie Gadoo i usłudze Voice AI
Ostatnia aktualizacja: 12 października 2026Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego gadoo.pl, kontaktem z Gadoo oraz korzystaniem z demonstracyjnych i wdrożonych u klientów wirtualnych asystentów głosowych Voice AI.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem serwisu gadoo.pl oraz podczas kontaktu bezpośrednio z Gadoo jest Adrian Lewek, prowadzący działalność nierejestrowaną pod marką Gadoo.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@gadoo.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 514 980 442.
W przypadku rozmów obsługiwanych przez asystenta Voice AI wdrożonego dla klienta Gadoo administratorem danych rozmówcy jest co do zasady firma, z którą rozmówca się kontaktuje. Gadoo przetwarza wtedy dane na zlecenie tej firmy jako podmiot przetwarzający.
2. Zakres przetwarzanych danych
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z serwisu lub usługi Gadoo.
Za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub podczas bezpośredniego kontaktu możemy przetwarzać dane podane dobrowolnie przez użytkownika.
- Imię i nazwisko,
- Adres e-mail i numer telefonu,
- Nazwa firmy i informacje dotyczące prowadzonej działalności,
- Treść wiadomości i dane przekazane w toku korespondencji,
- Informacje potrzebne do przygotowania oferty, demonstracji albo konfiguracji asystenta,
- Adres IP, data i czas połączenia, rodzaj urządzenia, typ przeglądarki oraz inne informacje zapisywane w technicznych logach serwera.
- Informacje o sposobie korzystania ze strony zbierane przez narzędzia analityczne – wyłącznie po wyrażeniu zgody.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w określonych i uzasadnionych celach.
- Obsługa formularza kontaktowego, prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami Gadoo, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- Przygotowanie wyceny, demonstracji oraz podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- Uruchomienie i obsługa bezpłatnego okresu testowego oraz konfiguracja asystenta – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- Świadczenie usług Voice AI, obsługa klienta, wsparcie techniczne oraz przesyłanie powiadomień związanych z realizowaną usługą – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom oraz analiza technicznych logów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- Analiza ruchu i sposobu korzystania ze strony za pomocą Google Analytics 4 i Microsoft Clarity – wyłącznie na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- Wypełnienie obowiązków prawnych, podatkowych lub księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Przetwarzanie rozmów przez Voice AI
Podczas połączenia z asystentem Voice AI dochodzi do automatycznej analizy wypowiedzi rozmówcy w celu rozpoznania jego zapytania, wygenerowania odpowiedzi oraz wykonania czynności skonfigurowanych przez firmę korzystającą z usługi Gadoo.
W zależności od konfiguracji danego asystenta przetwarzane mogą być nagranie rozmowy, transkrypcja, podsumowanie, numer telefonu, data, godzina i czas trwania połączenia, informacje przekazane przez rozmówcę oraz wyniki analizy rozmowy.
W zależności od branży firmy korzystającej z usługi rozmowa może obejmować dane szczególnej kategorii, na przykład informacje o stanie zdrowia przekazywane przy umawianiu wizyty w gabinecie. Takie dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi zgłoszenia, na polecenie i w imieniu firmy, która jest ich administratorem.
Dane z rozmów mogą być wyświetlane upoważnionym użytkownikom w panelu klienta oraz wykorzystywane przez Gadoo do świadczenia usługi, obsługi zgłoszeń technicznych i ulepszania asystenta należącego do danego klienta.
Gadoo nie wykorzystuje treści rozmów jednego klienta do ulepszania agentów innych klientów ani do samodzielnego trenowania publicznie dostępnych modeli sztucznej inteligencji.
Gadoo korzysta z zewnętrznych dostawców technologii Voice AI i modeli sztucznej inteligencji. Dostawcy ci mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych usług i zgodnie z zawartymi umowami dotyczącymi przetwarzania danych.
5. Informacja o korzystaniu ze sztucznej inteligencji
Osoba dzwoniąca do numeru obsługiwanego przez asystenta Gadoo powinna zostać na początku rozmowy poinformowana, że prowadzi rozmowę z systemem sztucznej inteligencji.
Jeżeli rozmowa jest nagrywana lub transkrybowana, informacja o takim przetwarzaniu powinna zostać przekazana rozmówcy przed rozpoczęciem właściwej części rozmowy.
Za przekazanie informacji dotyczących administratora danych i celów przetwarzania odpowiada firma, dla której Gadoo obsługuje połączenia, chyba że rozmowa odbywa się bezpośrednio w ramach demonstracji organizowanej przez Gadoo.
6. Rola Gadoo przy obsłudze klientów
W przypadku danych podanych bezpośrednio Gadoo, w szczególności w formularzu kontaktowym, podczas zamawiania demonstracji albo podczas rozmowy z demonstracyjnym agentem Gadoo, administratorem danych jest Adrian Lewek prowadzący działalność pod marką Gadoo.
W przypadku rozmów odbieranych przez asystenta wdrożonego dla innej firmy administratorem danych jest firma korzystająca z asystenta, natomiast Gadoo działa jako podmiot przetwarzający dane na jej udokumentowane polecenie.
Zasady przetwarzania danych przez Gadoo na rzecz klienta powinny zostać określone w umowie powierzenia przetwarzania danych zawartej zgodnie z art. 28 RODO.
7. Odbiorcy danych i dostawcy usług
Dane mogą być przekazywane podmiotom zapewniającym rozwiązania techniczne wykorzystywane do prowadzenia serwisu i świadczenia usług Gadoo.
Aktualnie Gadoo korzysta w szczególności z następujących kategorii dostawców:
- Vercel Inc. – hosting i dostarczanie serwisu internetowego,
- Cloudflare Inc. – obsługa domeny, sieci CDN i zabezpieczenia ruchu sieciowego,
- Supabase – baza danych, w tym zgłoszenia z formularzy strony, uwierzytelnianie użytkowników i infrastruktura aplikacji,
- Retell AI Inc. – obsługa asystentów głosowych, analiza rozmów, nagrania, transkrypcje i dane połączeń,
- DIDWW Ireland Limited – infrastruktura telekomunikacyjna, numery telefoniczne i przekazywanie połączeń,
- Google LLC – Google Analytics 4, analiza ruchu na stronie (wyłącznie po wyrażeniu zgody),
- Microsoft Corporation – Microsoft Clarity, analiza sposobu korzystania ze strony (wyłącznie po wyrażeniu zgody),
- Dostawcy poczty elektronicznej oraz usług niezbędnych do wysyłania powiadomień,
- Podmioty świadczące obsługę informatyczną, prawną lub księgową, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania ich zadań,
- Organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy wykorzystywani przez Gadoo mają siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych lub Singapurze.
Retell AI wskazuje, że dane związane z usługą są przetwarzane przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych. Również Vercel, Cloudflare, Supabase, Google i Microsoft mogą przetwarzać dane poza krajem użytkownika lub poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przekazywanie danych odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo innego prawnie dopuszczalnego mechanizmu.
Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Gadoo pod adresem kontakt@gadoo.pl.
9. Okres przechowywania danych
Dane z formularza kontaktowego i korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy albo obrony przed roszczeniami.
Dane związane z realizacją umowy są przechowywane przez czas świadczenia usługi, a następnie do upływu okresów przedawnienia roszczeń lub przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi.
Dane dotyczące rozmów obsługiwanych dla klienta Gadoo są przechowywane przez okres ustalony z tym klientem, wymagany do świadczenia usługi i udostępniania historii rozmów w panelu klienta. Po zakończeniu współpracy dane są usuwane albo zwracane zgodnie z umową powierzenia, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania.
Dane techniczne i logi bezpieczeństwa są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji wykorzystywanych usług, nie dłużej niż jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania systemu.
Dane zbierane przez narzędzia analityczne są przechowywane przez okres ustawiony w tych narzędziach. Szczegóły zawiera Polityka Cookies.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do przesłania wiadomości i udzielenia odpowiedzi.
Podanie danych podczas rozmowy z asystentem jest dobrowolne, jednak odmowa przekazania informacji wymaganych do obsługi sprawy może uniemożliwić wykonanie określonej czynności, na przykład przyjęcie zgłoszenia, przygotowanie wyceny lub zapisanie terminu.
11. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO. Zakres poszczególnych praw może zależeć od celu i podstawy prawnej przetwarzania.
- Prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- Prawo do sprostowania danych,
- Prawo do usunięcia danych,
- Prawo do ograniczenia przetwarzania,
- Prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany,
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- Prawo do cofnięcia zgody, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem,
- Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Realizacja praw
W sprawach dotyczących danych zbieranych bezpośrednio przez Gadoo żądanie można przesłać na adres kontakt@gadoo.pl.
Jeżeli żądanie dotyczy rozmowy obsługiwanej dla klienta Gadoo, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z firmą, do której wykonywane było połączenie. Gadoo będzie wspierać tę firmę w realizacji żądania jako podmiot przetwarzający.
Skargę dotyczącą przetwarzania danych można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Szczegółowe informacje są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Asystent Voice AI automatycznie analizuje wypowiedzi i dobiera odpowiedzi zgodnie z przygotowanym scenariuszem oraz bazą wiedzy.
O ile firma korzystająca z usługi nie poinformuje inaczej, dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec rozmówcy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
14. Bezpieczeństwo danych
Gadoo stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed przypadkową utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
Stosowane zabezpieczenia obejmują między innymi szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie użytkowników oraz ograniczanie dostępu do danych do osób, które potrzebują go w celu świadczenia usługi.
Żaden sposób przesyłania ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa, dlatego zabezpieczenia są dostosowywane do charakteru danych i aktualnego poziomu ryzyka.
16. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania serwisu, zakresu świadczonych usług, wykorzystywanych dostawców albo obowiązujących przepisów.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w serwisie gadoo.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.